Aunque nuestros clientes de los sectores de la construcción, la generación de energía y el transporte siguen trabajando, la mayoría del personal directivo y de atención al público ha pasado a trabajar desde casa en respuesta a la crisis del COVID-19.
Las cosas no son diferentes aquí en la sede de Carolina Cat®. Como resultado, hemos estado dependiendo en gran medida de las reuniones virtuales para el trabajo entre bastidores necesario para seguir ofreciendo un gran servicio. Así es como mantenemos la productividad.
Realice una comprobación técnica previa
No hay nada que frustre más una reunión virtual productiva que los problemas técnicos. Dedicar cinco minutos antes de la reunión a asegurarse de que todo funciona correctamente puede ayudarle a evitar cualquier problema cuando llegue el momento de ponerse manos a la obra.
Compartir información por adelantado
Para que la reunión siga siendo productiva, comparte el material para que los participantes lo revisen con antelación. De este modo, pasarás menos tiempo leyendo documentos y poniéndote al día y más centrado en la planificación práctica. Comunique a los miembros del equipo lo que espera conseguir al final de la reunión.
Mantener el tema
Es innegable que en casa suelen surgir más distracciones que en un lugar de trabajo designado. Debes asegurarte de que los participantes vienen preparados, pero también de que no se apartan del tema. Elabora una agenda y cíñete a ella. Y recuerda que seguir este consejo puede requerir mano dura si la conversación se desvía.
Espere interrupciones
Dicho esto, es importante distinguir entre digresiones e interrupciones. Muchas personas compaginan su trabajo a tiempo completo con el cuidado de sus hijos, o comparten su oficina en casa con otras personas que también intentan hacer cosas. No hagas que un participante se sienta mal o avergonzado si, por ejemplo, tiene que interrumpir una llamada de repente para atender a un bebé que llora.
Llegar a los que no hablan
En un equipo de éxito, las aportaciones de todos son valiosas. Reconoce que algunos de tus compañeros de trabajo se sienten intimidados por el videochat y que, como consecuencia, pueden estar reteniendo una gran idea. Si alguien no participa, acércate a él y dale tiempo para que responda en caso de que tenga algo que añadir.
Separar el tiempo de trabajo del tiempo social
Con tantos de nosotros atrapados en casa, hay una tendencia a utilizar las reuniones de trabajo para ponerse al día, bromear y conectar con nuestros compañeros. Por desgracia, cuando esto ocurre, la productividad se resiente. Celebrar almuerzos de equipo semanales y otros actos sociales virtuales mantendrá a tu equipo conectado y reducirá el riesgo de que una reunión importante se salga de madre.
Lo esencial de las reuniones virtuales
Todo el mundo está tratando de navegar por esta "nueva normalidad", y no todas las reuniones saldrán como las habías planeado. Un buen jefe de equipo tendrá que perfeccionar continuamente sus prácticas y aprender de los errores del pasado a medida que todos nos sintamos más cómodos trabajando a distancia. Mientras lo hagas, tú y tu equipo lo superaréis sin problemas.